Hoppa till innehåll

Träff 2. Programvaror

Studiematerial (ca 30 min)

  • Titta på videon gemensamt (om ni inte redan gjort det som förberedelse).
  • Är det något som någon tycker är extra tankeväckande, viktigt, eller otydligt? Lyft det och diskutera i gruppen.

För den som föredrar att ta del av videomaterialet i textform så finns det nedan.

Hej ! Jag heter Björn Thuresson och nu ska vi prata lite om mjukvaror för hybridmöten.

Det finns en rad olika programvaror som kan användas för den här typen av möten och på senare tid – inte minst under pandemin! – så har i stort sett alla fått en egen erfarenhet av vad som funkar bra och även exempel på vad som funkar mindre bra.

Vi ska här titta på några av de gemensamma principerna bakom de vanligaste programvarorna för att genomföra själva mötet och även tala om några av de andra verktygen som kan göra mötet mer fruktbart för alla deltagare.

När det gäller att genomföra själva mötet så finns det ett antal programvaror med överlag stora likheter, såsom Zoom, Teams och Meet. De flesta plattformar brukar vara möjliga att använda som en egen applikation eller direkt i webbläsaren. Rent generellt brukar det erbjudas något mer funktionalitet i applikationen än i webbversionen. Det brukar också finnas versioner för olika användningsplattformar, såsom mobil, tablet eller laptop/stationär dator. Var dock uppmärksamma på att det kan finnas lite skillnader i funktionalitet i de olika versionerna! Så om ert upplägg är helt beroende av en viss funktionalitet, se till att testa i förväg – och var även beredda med någon alternativ lösning om det visar sig att inte alla deltagare kan delta på samma villkor.

Alla möten behöver en inbjudan och de första stegen är att skapa en sådan och sedan distribuera en länk till deltagarna. För att begränsa risken att icke önskvärda deltagare ska ansluta till mötet så finns det olika principer såsom att ge mötet ett lösenord, ha ett väntrum där mötesarrangören släpper in efterhand eller mer tekniska lösningar som att bara tillåta deltagare från samma organisation. Det finns exempel på, även om det är mycket ovanligt, att obehöriga har anslutit till så kallade öppna möten, det vill säga möten utan lösenord eller motsvarande. Tänk på vilka era deltagare är och vad som är enklast för dem. Bedöm om risken är så stor att den motiverar den extra olägenheten i samband med att de ansluter till mötet. I de flesta programvaror kan du också välja att göras mötet återkommande, det vill säga du bestämmer inte en särskild tid och får en unik länk, utan får möjlighet att återanvända en länk vid de tillfällen den behövs. Det kan till exempel vara en utmärkt lösning om det rör sig om veckomöten, flera träffar i en kurs eller liknande eftersom du då inte behöver distribuera en ny länk för varje tillfälle, med risk att deltagarna blandar ihop dem.

När mötet ska till att börja är det förstås viktigt att du syns och hörs och att du kan höra de andra. Gör alltid en sista koll att det är så. Det brukar finns möjlighet i programvaran att kolla av det. Sitter du på en laptop eller stationär dator har du också möjlighet att arrangera de olika fönstren på det sätt du vill ha det. Forskningen pekar åt lite olika håll huruvida du ska ha en ständig återkopplingsbild på dig själv. I vissa avseenden ger det en känsla av kontroll över det tekniska sammanhanget; du ser hela tiden vad det är du ”sänder”, men i andra avseenden så kan det ge en överdriven självmedvetenhet som kan påverka dig på ena eller andra sättet. Du får helt enkelt känna efter vad som känns bäst för dig, men utnyttja i vilket fall möjligheten att ordna de olika vyerna i applikationen på det sätt som passar dig bäst. På mobila plattformar eller direkt i webbläsaren är förstås de möjligheterna mer begränsade. En annan aspekt att tänka på är att det finns få möjligheter att styra eller vara säker på att deltagarna har en likadan vy som du själv! Standardinställningen är typiskt att den som pratar är i fokus, men det måste inte vara så. 

En vanlig funktion som eftersöks är att kunna dela digitalt material in i mötet. I de flesta mjukvaror finns det oftast ett tydligt val för att dela (share) och därefter efterfrågas vad det är du vill dela och alternativen är typiskt hela skrivbordet, det vill säga allt du gör på datorn visas i mötet eller specifika applikationer. Tänk på vad det är du delar, så att du inte delar något privat. Det är också värt att gå genom det material du vill presentera. Det finns ofta funktioner för att förbättra återgivningen om du visar exempelvis film, men det är på bekostnad av visningen av textbaserade slides. Du kan också behöva ange att du vill spela upp ljudet från din enhet – som alltid, se till att testa i förväg och gör dig bekant med de funktioner du är beroende av.

Det finns funktionalitet som i stort sett blivit standard och det är exempelvis breakout rooms. Konceptet innebär att du kan dela upp deltagarna i mindre grupper och att de där kan diskutera avskilt tills ni exempelvis återsamlas i huvudmötet för avrapportering eller diskussion i storgrupp. Det ger ofta en ökad dynamik till det digitala mötet. En särskild utmaning föreligger förstås om deltagarna är distribuerade, det vill säga både lokalt och på distans. Se till att planera momentet noggrant så att det blir jämlikt för alla deltagare. I de flesta fall går det att i förväg förbereda och organisera sådana rum till när du behöver dem vid mötet. Och – som vanligt – testa och provkör!

En tillika vanlig funktionalitet är samarbetsverktyg såsom en digital whiteboard. Den kan typiskt användas för sig själv, alltså som en whiteboard, eller också kan verktygen användas för att göra kommentarer eller komplettera det material som delas, exempelvis rita på slides. Det här är interaktiva verktyg som ökar interaktionen med och mellan deltagarna och – givetvis – engagemanget.

Det finns också en lång rad tredjepartsverktyg som enkelt kan användas i samband med ditt möte. I princip alla samarbetsverktyg kan delas in i mötet och erbjuda samtidig interaktion. Detta förutsätter förstås att de som aktivt deltar även loggar in i dessa applikationer. Det kan inledningsvis uppfattas som lite omständligt, men det är något en vänjer sig vid efterhand. Tänk på att verkligen gå genom vad de olika verktygen är bra på och anpassa dem till de behov du har. Det kan ta lite tid, men det gör upplevelsen för deltagarna bättre och ni får ut mera av mötet. 

Avslutningsvis tänkte vi tala lite mer om din egen bild. Hur vill du egentligen framstå? Videobaserad kommunikation är ett utlämnande sätt att kommunicera. I en tid när tekniken snabbt utvecklas, både avseende bättre kvalitet på utgående bild och högre överföringshastighet, så visar vi mycket av oss själva för de övriga deltagarna. Gör ett bildutsnitt som ger deltagarna möjlighet att se dina ansiktsuttryck, men kanske inte varje por… 

Därefter är det förstås värt att tänka på hur bakgrunden ser ut. Den bör vara tämligen avskalad så att det inte finns särskilt distraherande element såsom starka ljuskällor, färgade eller rörliga objekt etc. Det är numera också nästan standard att du istället för din faktiska bakgrund kan använda virtuella bakgrunder. De utgår från en tämligen enkel datorseendealgoritm som i videoströmmen letar upp din silhuett och därmed kan ersätta allt bildinnehåll omkring dig. Denna ersättning kan exempelvis vara att bakgrunden blir oskarp eller att en helt annan bild visas. 

Det är exempelvis vanligt att visa något representativt bildmaterial från ditt företag eller organisation tillsammans med en logotyp, men det kan givetvis vara precis vilket bildmaterial som helst. Tänk på att det blir en del av det du kommunicerar, så välj ett material som harmonierar på ett bra sätt. Men den enkla algoritmen är inte perfekt. Du har säkert märkt att närmast kanten på silhuetten är det väldigt oskarpt och att tunna objekt, såsom hår, ögonskalmar och fingrar liksom försvinner. Det är helt enkelt en eftergift för att det ska fungera. 

Om det är viktigt för dig att både du och bakgrunden framträder tydligt och exakt så kan en använda en så kallad ”green screen”. Det är ett grönfärgat tygmaterial som spänns eller hängs upp bakom dig. Eftersom det då bara är en färg (och inte en färgrik och komplicerad bakgrund) som behöver filtreras bort så blir effekten mycket, mycket bättre.

Tänk, återigen, på att hela tiden testa av de funktioner som är kritiska för er och våga prova nya funktioner. Gå genom vad varje programvara är bra på, lär dig hur de värdefulla funktionerna funkar så bygger det självförtroende.